Privacy Policy

Ultimo aggiornamento: 1 aprile 2026

1. Chi siamo

MailMind è una piattaforma SaaS che automatizza le risposte email tramite intelligenza artificiale. Il titolare del trattamento dei dati è l'agenzia o l'utente che ha creato l'account sulla piattaforma.

2. Dati che raccogliamo

  • Dati di account: nome, email, ruolo
  • Dati email: oggetto, corpo, mittente, destinatario delle email elaborate dal sistema (solo account Gmail connessi dall'utente)
  • Dati calendario: eventi e disponibilità del Google Calendar connesso dall'utente
  • Log di attività: stato delle email elaborate, risposte generate, token AI utilizzati

3. Come utilizziamo i dati Google

L'accesso a Gmail e Google Calendar avviene esclusivamente per:

  • Leggere le email in entrata per analizzarle e generare risposte appropriate tramite AI
  • Inviare risposte email a nome dell'utente, nella stessa conversazione
  • Verificare la disponibilità del calendario per proporre date quando un contatto richiede un appuntamento
  • Creare eventi nel calendario quando data e ora vengono concordate via email

I dati di Gmail e Google Calendar non vengono mai: venduti a terze parti, utilizzati per finalità pubblicitarie, condivisi con parti non strettamente necessarie all'erogazione del servizio, né usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

L'uso dei dati ottenuti tramite le API di Google è conforme alla Google API Services User Data Policy, incluse le limitazioni relative all'uso limitato (Limited Use).

4. Conservazione dei dati

I log delle email elaborate vengono conservati per la durata del contratto e cancellati entro 30 giorni dalla chiusura dell'account. I token OAuth Google vengono eliminati immediatamente alla disconnessione dell'account.

5. Sicurezza

Tutti i token di accesso sono cifrati a riposo con AES-256. Le comunicazioni avvengono esclusivamente su HTTPS/TLS. L'accesso ai dati è limitato al personale strettamente necessario per l'erogazione del servizio.

6. Diritti dell'utente

Hai diritto di accedere, rettificare, cancellare e portare i tuoi dati in qualsiasi momento. Per esercitare questi diritti o revocare l'accesso a Gmail/Calendar, contattaci all'indirizzo indicato di seguito oppure disconnetti l'account direttamente dalla piattaforma nelle impostazioni.

7. Contatti

Per qualsiasi domanda relativa alla privacy o ai tuoi dati, scrivi a: privacy@mailmind.ai